Microsoft Exchange Server là gì? Toàn diện về giải pháp quản lý email hàng đầu từ Microsoft

Exchange Server được nâng cấp theo thời gian và hiện là một trong những giải pháp quan trọng thuộc bộ ứng dụng đám mây của Microsoft. Microsoft đã thiết kế Exchange Server để cung cấp cho người dùng quyền truy cập vào nền tảng nhắn tin từ thiết bị di động, máy tính để bàn và hệ thống dựa trên web.

Cùng tìm hiểu ý nghĩa và vai trò của Exchange Server đối với hoạt động của doanh nghiệp khi chuyển sang lưu trữ và email đám mây của Microsoft.

1. Microsoft Exchange Server là gì?

Microsoft Exchange Server là hệ thống máy chủ ảo giúp các doanh nghiệp quản lý email, lịch, danh bạ và hỗ trợ người dùng thông qua máy tính để bàn, điện thoại di động và trình duyệt web.

Để đơn giản hóa định nghĩa thì, để có thể sử dụng được email trên Outlook hay Exchange Online, Microsoft Exchange Server phải hoạt động. Microsoft Exchange Server như “cơ quan đầu não” và Outlook hay Exchange Online là nguồn trung gian phân phối dữ liệu đến bạn.

Exchange Server chủ yếu sử dụng một giao thức độc quyền được gọi là MAPI để nói chuyện với các ứng dụng email, nhưng sau đó đã thêm hỗ trợ cho POP3 , IMAP và EAS. Giao thức SMTP tiêu chuẩn được sử dụng để giao tiếp với các máy chủ thư Internet khác.

Exchange Server được cấp phép cả phần mềm tại chỗ và phần mềm dưới dạng dịch vụ (SaaS).

2. Exchange Server hoạt động như thế nào?

Exchange Server được doanh nghiệp sử dụng chủ yếu cho việc quản lý gửi, nhận và lưu trữ email. Ngoài ra, Exchange Server còn cung cấp một số tính năng cộng tác khác như tạo lịch và tích hợp chặt chẽ với các ứng dụng Microsoft Office khác.

Một máy chủ Exchange có 4 thành phần chính hoạt động song song để quá trình hoạt động trơn tru, bao gồm:

1. Information Store: là kho lưu trữ thông tin, nơi định vị và tổ chức các email
2. System Attendant: Hệ thống phục vụ có chức năng tạo và quản lý địa chỉ email.
3. SMTP: Là giao thức truyền mail đơn giản. Đây là thành phần quan trọng cho phép truyền thông điệp liên máy chủ. Thông thường, các thư phải được chuyển tiếp từ máy chủ này sang máy chủ khác, đặc biệt trong các trường hợp vị trí của máy khách người nhận ở xa hoặc đang sử dụng một nhà cung cấp email khác không phải Microsoft.
4. Active Directory: có nhiệm vụ cập nhật thông tin hộp thư mới cho System Attendant. Nó cũng tự quản lý tài khoản người dùng và danh sách phân phối.

Khi đã thiết lập một máy chủ Exchange, bạn cần tạo tài khoản email cho từng người dùng để gửi hoặc nhận mail thông qua máy chủ. Mỗi tài khoản email phải được định cấu hình riêng với phân quyền riêng và mức độ kiểm soát của người dùng hoặc của tổ chức với email của người dùng.

Khi đã thiết lập người dùng, Quản trị viên phải thiết lập các tùy chọn lọc. Exchange Server cung cấp các tùy chọn chặn và lọc thư rác mạnh mẽ để bảo vệ người dùng khỏi thư rác, virus và các email không mong muốn khác. Các tin nhắn đến có thể bị chặn bằng tài khoản IP nhằm chặn một đối tượng cụ thể.

Exchange Server cũng có thể chặn tin nhắn đến của người nhận, phù hợp với các email được chỉ định chỉ được gửi mà không được nhận theo chính sách của tổ chức.

Khi email được Exchange Server duyệt và thông qua, chúng mới được gửi đến người nhận phù hợp. 

2. Exchange Server dành cho ai?

Microsoft Exchange Server là công cụ dành cho quản trị viên CNTT để giúp họ giám sát mọi hoạt động của người dùng thông qua kết nối email. Exchange được sử dụng rộng rãi với Outlook. Quản trị viên hệ thống có thể dễ dàng theo dõi tất cả các email đến và đi vì mục đích chất lượng và bảo mật. Exchange và Outlook và bộ “vũ khí” giúp doanh nghiệp sử dụng email hiệu quả và an toàn.

3. Các tính năng của Exchange Server 2019 mới nhất

Các tính năng bổ sung trong máy chủ Exchange 2019 bao gồm:

• Cung cấp hỗ trợ lên đến 256Gb bộ nhớ và 48 lõi CPU
• Cho phép cài đặt trên Window Server Core
• Cho phép các truy cập bên ngoài vào trung tâm quản trị Exchange (EAC) và Exchange Management Shell.
• Sử dụng phân bổ bộ nhớ đệm đồng bộ nhớ để tối ưu việc sử dụng bộ nhớ cho cơ sở dữ liệu hoạt động
• Ngăn chặn người tham dự chuyển tiếp lời mời họp
• Cung cấp cho người dùng các tùy chọn vắng mặt bổ sung

Xem chi tiết từ tài liệu của Microsoft: https://docs.microsoft.com/en-us/Exchange/new-features/new-features?view=exchserver-2019

4. Ưu và nhược điểm của Exchange Server

Exchange Server có thể xem là máy chủ email chất lượng nhất hiện nay. Nó không chỉ là sản phẩm đến từ gã khổng lồ công nghệ Microsoft mà còn bởi khả năng cung ứng cho hàng tỷ người dùng toàn cầu với độ chính xác và tính linh hoạt cao. Có rất ít đối thủ cạnh tranh thực sự với Exchange.

Nhưng không phải là không có nhược điểm. Cùng phân tích một số ưu nhược điểm của Exchange Server:

4.1 Ưu điểm:

Bảo mật cao: Exchange là một công cụ tuyệt vời cho mục đích bảo mật. Mối quan tâm chính của Exchange là giữ bảo mật cho dữ liệu của tổ chức và chắc chắn Exchange Server sẽ là “quán quân” trong nhiệm vụ này. 

Công ty không cần lo lắng về việc rò rỉ dữ liệu bí mật vì Exchange được trang bị các công cụ chống rò rỉ, lưu trữ và sao lưu thông tin nhạy cảm của doanh nghiệp dựa trên nghĩa vụ tuân thủ chính sách và quy định của chính phủ và ngành.

Nâng cao năng suất làm việc nhóm: Exchange Server giúp mọi người trong tổ chức của bạn luôn duy trì kết nối và cộng tác hiệu quả từ mọi nơi ngay cả khi offline. Exchange Server giúp đơn giản hóa các phương pháp giao tiếp từ xa, giảm thiểu cách kết nối truyền thống, từ đó giúp tăng trưởng năng suất nhanh chóng.

Hiệu quả về chi phí: Nhờ tính linh hoạt và thời gian hoạt động liền mạch với máy chủ mạnh mẽ, Exchange giúp giảm thiểu thời gian chết, thời gian khắc phục sự cố thường thấy ở máy chủ email truyền thống. Các tùy chọn gọi thoại, họp video, gửi tài liệu cũng dễ dàng hơn khi có Exchange. 

Nhìn chung, Exchange Server giúp doanh nghiệp tiết kiệm ngân sách khá lớn so với các máy chủ email truyền thống.

Tính di động: Máy chủ Exchange cho phép người dùng của doanh nghiệp truy cập an toàn vào các tin nhắn email, tin nhắn tức thì, thư thoại, cuộc gọi video và tin nhắn SMS từ mọi nơi trên thế giới. Tất cả những gì họ cần là một thiết bị như laptop, máy tính bàn, máy tính bảng hoặc điện thoại di động và kết nối internet.

Mở rộng lên đám mây: Exchange của Microsoft được quản lý trên đám mây nên người dùng cũng có thể mở rộng thêm nhiều ứng dụng kết nối khác trên đám mây của Microsoft hoặc ứng dụng của nhà cung cấp khác (mà Microsoft có hỗ trợ). Doanh nghiệp vừa có thể triển khai Exchange tại chỗ hoặc Exchange trên đám mây miễn là đáp ứng được nhu cầu kinh doanh của bạn.

Kết nối sâu với khách hàng: Với khả năng hoạt động liên tục 24/7/365 ngày, Exchange Server cho phép các công ty nhận thông tin và phản hồi nhanh chóng mọi yêu cầu và thắc mắc từ khách hàng. Nhanh chóng giải quyết các vấn đề sớm nhất có thể, giúp khách hàng thỏa mãn hơn trong thời gian ngắn.

4.2 Nhược điểm:

Chi phí: So với một số máy chủ email khác, triển khai, vận hành và duy trì Exchange Server khá tốn kém. Các doanh nghiệp nhỏ thường không đủ khả năng cả về chi phí lẫn nhân lực để duy trì Exchange Server lâu dài.

Nâng cấp phức tạp: Nhìn chung, nâng cấp Exchange Server không phải là nhiệm vụ dễ dàng ngay cả với những chuyên gia công nghệ giỏi nhất.

Khả năng vận hành: Để hệ thống luôn hoạt động, doanh nghiệp cần một đội ngũ CNTT giàu chuyên môn quản lý và vận hành Exchange liên tục.

Chính vì những khó khăn này mà đa số doanh nghiệp đều chọn sử dụng Exchange Server dưới dạng dịch vụ trong giải pháp Microsoft 365. Tổ chức chỉ cần bỏ chi phí mua giấy phép, mọi vấn đề còn lại sẽ do Microsoft giải quyết.

5. Exchange Server cung cấp dưới dạng dịch vụ SaaS

Sự phức tạp của việc quản lý máy chủ Exchange – cụ thể là chạy cả một hoặc nhiều máy chủ Exchange (với các doanh nghiệp lớn), cộng với các máy chủ đồng bộ hóa Active Directory – đã khiến các tổ chức chọn cách mua dưới dạng dịch vụ để tiết kiệm chi phí và dễ quản lý hơn.

6. Phân biệt Exchange Server và Exchange Online

Exchange Online là Exchange Server được phân phối dưới dạng dịch vụ đám mây do chính Microsoft lưu trữ nhằm giúp các doanh nghiệp dễ dàng sử dụng và tiết kiệm chi phí hơn thay vì đầu tư máy chủ Exchange tại chỗ.

Exchange Online cũng được xây dựng dựa trên các công nghệ tương tự như Exchange Server và cung cấp các dịch vụ cơ bản giống như các nhà cung cấp bên thứ ba lưu trữ các phiên bản máy chủ Exchange.

Kết Luận

Các khái niệm về Microsoft Exchange, Exchange Server hay Exchange Online dễ nhầm lẫn, dẫn đến việc nghiên cứu và lựa chọn dịch vụ nào theo đúng nhu cầu cũng gây khó khăn, nhất là doanh nghiệp chưa có người phụ trách mảng CNTT.

Nguồn Microsoft365