Bàn về Chuyển đổi Số – Phần XXVI: Triển khai – Tiến trình thực hiện
“Không ai thấy trước được tương lai, nhưng bạn vẫn có khả năng đưa ra dự đoán hợp lý về xu hướng sắp tới dựa trên dữ liệu đã thu thập và tình huống được dự kiến”
Trích Your next five moves – Patrick Bet-David
Chương trình Chuyển đổi Số – Giai đoạn 2: Implementation
Đến thời điểm này, sau khi đã hoàn thành các công việc trong Giai đoạn 1 của chương trình Chuyển đổi Số – giai đoạn Trước-Triển-khai, tổ chức của bạn đã thu thập và đánh giá được toàn bộ thực tế hiện trạng hoạt động kinh doanh của mình, bao gồm mô hình kinh doanh, các quy trình nghiệp vụ kinh doanh, mô hình trải nghiệm của khách hàng với sản phẩm và dịch vụ, v.v… Tổ chức cũng đã định nghĩa được một bộ Từ điển Doanh nghiệp của riêng mình để xác định, thống nhất và phổ biến những thuật ngữ sẽ được sử dụng trong toàn bộ các hoạt động kinh doanh trên quy mô toàn-tổ-chức. Đồng thời, những rủi ro có thể gặp phải trên hành trình Chuyển đổi Số cũng được hiểu, phân tích và dự kiến áp dụng những biện pháp xử lý và quản lý rủi ro thích hợp theo chiến lược quản lý rủi ro và hoạt động liên tục của tổ chức. Và cuối cùng, tất cả những hoạt động nêu trên sẽ là đầu vào để tổ chức có thể đưa ra những quyết định sau cùng: Chúng ta CÓ tiến hành triển khaichương trình Chuyển đổi Số hay không? Nếu CÓ, chúng ta sẽ tiến hành NHƯ THẾ NÀO?
Bước 1: Đánh giá (Evaluation)
Khác với các hoạt động đánh giá (assessment) đã được hoàn thành trong Giai đoạn 1: Trước-Triển-khai, trong bước này của Giai đoạn 2, chúng ta sẽ tiến hành những hoạt động có-thể-lặp-lại-được dưới đây (lưu ý rằng những hoạt động trong bước 1 này có quy mô và phạm vi rộng hơn rất nhiều so với các hoạt động đánh giá trong Giai đoạn 1):
– Đánh giá tác động của các sáng kiến cải tiến các quy trình – kể cả quy trình nghiệp vụ kinh doanh cốt lõi lẫn các quy trình hỗ trợ – đến toàn bộ hoạt động kinh doanh của tổ chức, bao gồm cả những tác động đến các bên liên quan khác và tác động đến môi trường và xã hội,
– Đánh giá mức độ khả thi trong việc đạt được những mục đích và mục tiêu của các sáng kiến cải tiến quy trình,
– Đánh giá mức độ liên quan của khách hàng và các bên liên quan bên ngoài khác đối với việc triển khai các sáng kiến chuyển đổi hoạt động kinh doanh, bao gồm sự thay đổi trong các bước và hoạt động tại các điểm chạm trên hành trình kinh doanh (Business Journey) diễn ra khi các khách hàng và bên liên quan bên ngoài tương tác với tổ chức qua các kênh giao tiếp khác nhau (cũ và mới),
– Đánh giá năng lực quản lý dự án và chương trình của cả tổ chức lẫn của các nhà cung cấp các sản phẩm và dịch vụ có liên quan đến chương trình Chuyển đổi Số,
– Đánh giá và so sánh đối chiếu giữa mục đích và mục tiêu của chương trình so với các giải pháp hiện đang được áp dụng trong các tổ chức ngang-hàng, trong ngành và các tổ chức tham khảo khác để xem xét:
o Giải pháp nào là phù hợp nhất với tổ chức,
o Giải pháp nào mang lại giá trị nhiều nhất cho tổ chức và các bên liên quan,
o Giải pháp nào tốn kém chi phí nhiều nhất,
o Giải pháp nào dễ triển khai nhất,
o Để triển khai một giải pháp nhất định, tổ chức cần phải đánh đổi điều gì,
o Ước tính những kết quả có thể có từ việc triển khai mỗi giải pháp,
o Những kết quả có thể có từ việc triển khai giải pháp có thể đáp ứng được các yêu cầu đã được phân tích trong Giai đoạn 1 không,
o Giải pháp có thể được điều chỉnh như thế nào để đáp ứng được phần lớn các yêu cầu của tổ chức,
o Mức độ yêu cầu nguồn lực của từng giải pháp như thế nào, từ phân bổ nguồn vốn đến thời gian và nguồn nhân lực cụ thể cho từng giải pháp,
– Đánh giá lại những phương pháp cải tiến của tất cả các bộ phận, phòng ban trong tổ chức (nếu có),
– Đánh giá năng lực kỹ thuật hiện tại và cơ sở hạ tầng và hệ thống công nghệ của tổ chức so với các yêu cầu tiếp nhận và vận hành giải pháp mới,
– Đánh giá năng lực hiện tại của đội ngũ nhân sự trong việc đáp ứng các yêu cầu của giải pháp, bao gồm khả năng triển khai và tiếp nhận, khả năng vận hành các hệ thống mới, quy trình nghiệp vụ mới, cách thức tiến hành hoạt động kinh doanh mới,
– Đánh giá độ trễ về thời gian trong quá trình chuyển tiếp để sử dụng giải pháp mới, nghĩa là với giải pháp mới, thời gian thực hiện công việc bị trì hoãn hoặc rút ngắn khi áp dụng giải pháp mới là bao nhiêu so với thời gian của các quy trình khi chưa được chuyển đổi,
– Ước tính những lợi ích tạm thời bị mất do doanh số từ hoạt động kinh doanh bị sụt giảm trong quá trình học tập và làm quen với giải pháp mới, cùng với thời điểm tất cả mọi hoạt động kinh doanh đã thực sự chuyển đổi và bắt đầu mang lại lợi ích cho tổ chức và các bên liên quan khác,
– Đánh giá các chiến lược và kế hoạch quản lý rủi ro hiện tại của tổ chức khi được áp dụng cho quá trình triển khai giải pháp cụ thể, để xem xét liệu tổ chức có khả năng chấp nhận rủi ro với giải pháp mới đến mức độ nào, các kế hoạch giảm thiểu những tác động tiêu cực từ giải pháp mới là gì, những kế hoạch và chiến lược này dự kiến sẽ có hiệu quả đến mức nào đối với từng giải pháp,
– Đánh giá khả năng tái sử dụng các thước đo và chỉ số hiện tại vào các quy trình nghiệp vụ dựa trên giải pháp mới, và nếu không còn phù hợp, tổ chức sẽ cần phải xác định – phát triển và tích hợp những Yếu tố Thành công Quan trọng (CSF) và thước đo, chỉ số và các chỉ báo nào để thích ứng với giải pháp,
– Ước tính và so sánh hiệu quả/hiệu suất công việc và chất lượng của các sản phẩm và/hoặc dịch vụ sau khi triển khai và áp dụng giải pháp mới so với hiện tại,
– Phân tích và ước tính hiệu quả chi phí của giải pháp thông qua các tính toán ROI (Return on Investment) hoặc ROCE (Return on Capital Employed) hoặc chỉ số khác, nếu thích hợp,
– Đánh giá mức độ tác động của việc chuyển đổi và áp dụng giải pháp mới đến tinh thần và thái độ của đội ngũ nhân sự,
– Xác định, ước tính và đánh giá những tác động tiêu cực có thể có từ việc triển khai giải pháp mới đến cộng đồng, môi trường và xã hội, đồng thời đề xuất các cải tiến hoặc các biện pháp giảm nhẹ tác động thích hợp.
Bước 2: Lộ trình (Roadmap)
Bước 3: Triển khai giải pháp (Solution Implementation)
Bước 4: Chuyển giao (Transition)
Bước 5: Phản hồi (Feedback)
Trên đây chỉ là các hoạt động mang tính khái quát và tham khảo mà các tổ chức có thể áp dụng trong Bước 2: Đánh giá của Giai đoạn triển khai trong chương trình Chuyển đổi Số của mình. Dĩ nhiên, các tổ chức hoàn toàn có thể linh hoạt trong việc điều chỉnh, bổ sung thêm hoặc loại bỏ bớt các bước để phù hợp nhất với văn hóa, hiện trạng và hoạt động cũng như môi trường kinh doanh của mình.
“Chỉ có số liệu mới đem lại sự thật”.
Trích Your next five moves – Patrick Bet-David
Nguồn Anh Nguyễn Thế Hùng – ITM tại Frasers Law – CTV của Phi&P
Được đóng lại.